Come dare feedback ai candidati? Qual è il momento migliore per informarli sul risultato della selezione? Come confrontarsi al meglio e dare consigli costruttivi? E soprattutto, è davvero così importante farlo?
Queste domande rispecchiano solo alcuni dei dubbi di chi deve mandare avanti una selezione. Per far luce su queste curiosità, abbiamo raccolto alcuni consigli dei nostri esperti recruiter.
L’importanza del feedback nel colloquio di lavoro
Perché è importante dare riscontri nel processo di selezione?
Chiunque abbia dovuto organizzare un processo di selezione conosce l’importanza del feedback, ma è raro che questa consapevolezza si traduca nella pratica. Una mancanza questa, che comporta non solo il rischio di fornire un riscontro di pessima qualità ma anche di non apportare alcun valore aggiunto per il candidato.
Etimologicamente, il termine feedback deriva dall’unione di “feed” (nutrire) e “back” (indietro) letteralmente offrire nutrimento. Il feedback, dunque, è la restituzione di una prospettiva a favore di un arricchimento e crescita dell’altro.
È così che restituire delle osservazioni in seguito a un colloquio diventa essenziale affinché l’interlocutore comprenda il punto di vista e le valutazioni oggettive del recruiter, e possa apportare dei miglioramenti alla sua comunicazione in vista di prossimi incontri. Non solo: questo confronto è il punto di partenza per stabilire una relazione duratura basata sulla trasparenza e il rispetto reciproco.
Come dare feedback ai candidati e cosa comunicare
L’essenza del feedback in fase di selezione
È fondamentale saper dare un riscontro costruttivo senza incorrere nel rischio di farlo sembrare un giudizio sulla persona. Solo in questo modo il feedback risulterà essere come un regalo, una forma di “nutrimento” in grado di portare alla crescita e alla consapevolezza. L’apertura mentale dalla parte del selezionatore e del candidato è fondamentale: entrambi i protagonisti devono essere aperti al dialogo dimostrandosi pronti ad ascoltare le motivazioni altrui.
Proprio per questo è essenziale comprendere la differenza tra fatti e opinioni:
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- Fatti: valutazioni basate sull’esperienza e sull’osservazione.
- Opinioni: esprimono sentimenti, emozioni e giudizi.
Il riscontro comunicato non deve mai essere condizionato da sensazioni soggettive e prime impressioni; deve basarsi esclusivamente sull’esperienza, sulla dialettica utilizzata e sulle competenze espresse durante il colloquio. Solo in questo modo il candidato non si sentirà sotto giudizio e apprezzerà i suggerimenti ricevuti per il proprio futuro professionale.
Quando dare feedback durante la selezione
Esiste un momento migliore per dare un feedback al candidato?
Non esiste una formula univoca e universalmente riconosciuta; è certo però che il candidato meriti una risposta completa e giustificata visto l’impegno e il tempo dedicato per effettuare la candidatura e per partecipare al colloquio.
Tre sono i momenti più opportuni per dare dei suggerimenti e consigli:
- Prima del colloquio
Alcuni recruiter ritengono rilevante comunicare un riscontro ancor prima del colloquio, subito dopo la candidatura, attraverso un messaggio di posta elettronica automatizzato ma curato in tutti i suoi dettagli. Questo messaggio conferma la ricezione della candidatura e ha lo scopo di dimostrare calore e accoglienza. Un approccio, questo, che coinvolge e rassicura il candidato e lo porta a pazientare in attesa di una risposta. - Dopo il primo colloquio
Molto più spesso, il riscontro viene dato o richiesto subito dopo il primo colloquio. Giocare a carte scoperte e comunicare un feedback senza lasciar scorrere troppo tempo è fondamentale per nutrire la relazione che si sta sviluppando tra le parti. E’ importante che questo feedback includa un ringraziamento per il tempo dedicato, alcuni aspetti oggettivi e positivi dell’incontro e delle indicazioni chiare sui prossimi step della selezione. - A chiusura della selezione
Il confronto più importante avviene nel momento della chiusura delle selezioni, quando al candidato viene comunicato l’esito finale. Sia in caso di scarto che di scelta, è essenziale comunicare le motivazioni della decisione presa. Nel caso in cui l’esito sia negativo, dopo aver sottolineato i punti di forza del candidato, è importante mettere in evidenza quali aspetti hanno portato alla scelta di un altro profilo.
Come si comunica il feedback
Qual è la modalità migliore per creare un confronto costruttivo?
Sono diverse le modalità per comunicare un feedback al candidato e la scelta non può che risiedere nelle impressioni, nelle intenzioni e nel modus operandi di chi ha compiuto la selezione.
- Incontro di persona
Qualora si volesse cercare di instaurare una relazione professionale basata sulla trasparenza e sul confronto costruttivo, un incontro di persona sarebbe la scelta più adatta da compiere. Da prediligere soprattutto per alti profili e posizioni manageriali. - Chiamata telefonica
E’ la soluzione preferita dai recruiter: permette di comunicare al meglio impressioni e valutazioni, nonché consente di approfondire le percezioni dei candidati sulla loro esperienza di selezione. - Comunicazione via mail
Anche una mail ben costruita può rivelarsi uno strumento di comunicazione molto efficace, se personalizzata e quanto più dettagliata possibile.
Perché è importante garantire un’esperienza di selezione positiva
L’importanza di un riscontro supportata dai dati
Dare un riscontro oggettivo e costruttivo è una buona abitudine che tutti i recruiter dovrebbero avere, in quanto può determinare la percezione del candidato non solo sull’esperienza di selezione, ma anche sull’azienda.
Diversi dati raccolti da Inrecruiting, azienda specializzata in software per la selezione, dimostrano gli effetti collaterali di un’esperienza di selezione positiva o negativa.
In caso di esperienza positiva:
- Il 65% dei candidati rifiutati prenderà in considerazione l’azienda per collaborazioni future.
- Il 38% di chi ha avuto un’esperienza positiva accetterebbe volentieri la posizione qualora venisse proposta.
- Il 77% condividerà l’esperienza con conoscenti.
In caso di esperienza negativa:
- Il 72% condividerà l’esperienza negativa con il proprio network parlando negativamente dell’azienda.
- Il 44% non si affiderà all’azienda in caso di necessità future (es: acquisto prodotti del brand).
- Il 25% scoraggerà altri dal candidarsi presso l’azienda.
Dare un riscontro e mantenere la persona al centro del processo di recruiting è fondamentale per alimentare un’impeccabile employer branding, incentivando al confronto costruttivo, a un’oggettiva presa di coscienza dei propri punti di forza e di ciò che può essere migliorato in vista del futuro professionale.
